Sisteme de management al documentelor

O lucrare pe care am prezentat-o la o conferinta internationala de la Sibiu


Sisteme de management al documentelor in contextul utilizarii
documentelor electronice, semnaturilor electronice si
al protectiei datelor in societatea informationala.
Evolutii si perspective.

Ionel Daniel Condor
Director Tehnic
Ro Planet Software House, Cluj Napoca
ionel.condor@ro-planet.ro

Abstract

Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizatii din toate sectoarele publice si private pentru a organiza si structura documentele electronice precum si pentru a urmari fluxul acestora in cadrul organizatiei si in punctele de intrare/iesire ale acesteia.

In Administratia Publica in particular, experienta si cadrul legislativ al altor tari din UE, in particular ne vom referi aici la Italia, poate fi de folos in implementarea acestor sisteme pe piata romaneasca.

Cuprins

1. Introducere
2. Cadrul legislativ european , studiu de caz Italia: CNIPA Italia
3. Evolutii pe piata romaneasca de profil, studiu de caz: implementare unui sistem de registratura electronica si management al documentelor la ANSPDCP
4. Perspective

Introducere

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta organizatiile de orice tip in managementul documentelor stocate in forma electronica precum si de a realiza trecerea de la documente si organizari de documente (dosare, bibliorafturi) din forma traditionala pe hartie in forma electronica.

Ele sunt si un mijloc prin care se gestioneaza foarte eficient proprietatea intelectuala a organizatiei, chiar businessul ei, tinuta in documentele organizatiei raspandite in diverse retele, pe diverse statii de lucru, servere, unele pe hartie, altele in diferite conturi de mail, in filiale ale organizatiei, etc.

Aceste sisteme gestioneaza intregul ciclu de viata al unui document, de la crearea sa, multiplele sale versiuni realizate in maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum si realizarea si stocarea fluxului acestui document in cadrul organizatiei, repartizarea la utilizatori, birouri, filiale sau entitati externe organizatiei.

Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratura electronica, modul prin care se realizeaza inregistrarea electronica pe registrele organizatiei a tuturor documentelor in intrare sau iesire, precum si a documentelor interne supuse regulamentului de inregistrare pe registre.

Cadrul legislativ european , studiu de caz Italia: CNIPA Italia

Cnipa Italia (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) este un organism de stat din cadrul Guvernului Italian si are ca obiectiv principal consilierea Administratiei Publice din Italia in utilizarea eficienta a mijloacelor societatii informationale cu scopul imbunatatirii serviciilor oferite contribuabililor.

Astfel CNIPA contribuie la definirea politicii Guvernului si a Ministerului Italian pentru reforme si inovatii in Administratia Publica, ofera consultanta in elaborarea proiectelor de lege din domeniul societatii informationale, elaboreaza norme si criterii de elaborarea a sistemelor informatice din Administratia Publica, defineste norme de interoperabilitate si siguranta/securitate a acestor sisteme.

Organizativ, CNIPA este condusa de un colegiu constituit dintr-un Presedinte si 4 membri, numiti de Cabinetul Primului Ministru (Presidente del Consiglio dei Ministri).

Unul din domeniile in care CNIPA contribuie la informatizarea Administratiei Publice din Italia este bineinteles domeniul managementului de documente si al registraturii electronice, avand ca suport un text de lege elaborat si intrat in vigoare inca din 2000 (DPR 445/2000).

Legea de mai sus defineste termenii de registratura electronica si flux de documente si deasemenea defineste caracteristicile fundamentale pe care un asemenea sistem trebuie sa le implementeze.

Deasemnea CNIPA monitorizeaza si elaboreaza rapoarte anuale cu privire la implementarea unor astfel de sisteme in Administratia Publica. Raportul este facut public anual si este trimis tuturor Administratiilor.

Centrul de competenta din cadrul CNIPA a elaborat si actualizeaza periodic un model de referinta al Manualului de Gestiune al Registraturii Electronice si Fluxului de Documente, util tuturor Administratiilor care realizeaza proiecte de gestiune electronica a documentelor.

Astfel, orice Administratie din Italia cunoaste care sunt caracteristile pe care un produs informatic trebuie sa le respecte pentru a fi in concordanta cu normativele in vigoare si de asemenea a fi interoperabil cu alte sisteme informatice din cadrul Administratiilor.

Astfel de manuale sunt apoi realizate si publicate pe site-ul CNIPA si de alte Administratii, sau chiar entitati non-administrative. De exemplu diverse primarii, Ministerul Apararii din Italia, Scoala Superioara de Administratie Publica , Universitatea din Lecce, etc au deja publicat un astfel de Manual.

Cadrul normativ din acest sector este destul de amplu, Anexa A oferindu-va spre lecturare cateva dintre normele in vigoare in Italia.

Evolutii pe piata romaneasca de profil , studiu de caz: implementarea unui sistem de registratura electronica si management al documentelor la ANSPDCP

In Romania, piata de profil este in continua expansiune, mai degraba in mediul privat decat in Administratie.

Din pacate cadrul legislativ inca se lasa asteptat. Nu exista inca o lege pentru Registratura Electronica si nici reglementari tehnice sau de de alta natura in acest sector.

Foarte aproape de data publicarii acestui articol, in 25 Mai 2007, a fost in sfarsit publicata Legea Arhivelor Electronice, legea 135/2007 , o lege care defineste cadrul legal in care se pot desfasura operatii de arhivare electronica. Normele vor apare probabil in urmatoarele doua trei luni.

Cu toate acestea in Administratie se implementeaza sisteme informatice dupa caiete de sarcini proprii, dar fara o regula clara de interoperabilitare.

Mai mult, nu exista nici o auditare a acestor sisteme informatice, nu exista un organism al statului sau privat care sa stabileasca auditari, verificari ca aceste sisteme satisfac un minim de securitate si de standarde, defapt nu exista nici macar aceste standarde. Asa cum de exemplu puteti vedea in Anexa A o lista de legi si standarde din Italia.

Experienta noastra proprie de peste 6 ani in implementarea unor astfel de sisteme pe piata italiana, in particular implementarea chiar a sistemului de referinta SPEED al CNIPA Italia, dar si implementari la Ministere din Italia , Primarii, Universitati si firme private ne-a permis adaptarea acestei solutii si pentru piata din Romania.

Solutia Folium aduce nou pe piata romaneasca functionarea dupa toate regulile de registratura electronica si flux de documente disponibile intr-un vechi stat al UE, in Italia.Evident si solutiile tehnice sunt cele agreate pe piata respectiva, vorbim despre solutii bazate pe tehnologii open-source (j2ee).

In plus solutia este auditata de organisme de stat din Italia si certificata ca software calificat pentru a fi folosit in Administratia Publica.

Consideram ca astfel de reglementari ar fi absolut necesare si in Romania.

Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) a simtit nevoia implementarii unei astfel de solutii din cauza numarului mare de documente cu care lucreaza, a fluxurilor de lucru intre birouri. Autoritatea avand atributii de control in tot spatiul protectiei datelor cu caracter personal de pe teritoriul Romaniei avea nevoie de un sistem usor de utilizat si care sa permita regisirea imediata o oricarei notificari depunse de orice operator, de a regasi rapid dosarul unui operator, interventiile si comunicatiile la acesta.

Implementarea Folium de la ANSPDCP a fost realizata intr-un timp record si este similara implementarii facute la institutia similara din Italia, Garante Per la Protezione Dei Dati Personali.

Solutia Folium ofera:
– registratura electronica pentru documente provenind din diverse surse: hartie, electronice, e-mail, online
– flux de documente in cadrul institutiei, intre toate birourile si toti angajatii, cu posibilitatea urmariri complete a fiecarei activitati desfasurate pe un document de orice tip , de evidentiere a scadentelor, versionare, organizarea de dosare, clasificari, practic toate operatiile cerute de reglementarile europene (Italia)
– posibilitatea de a depune online petitii, sesizari, urmarirea si solutionarea lor automata din sistemul integrat de management al documentelor
– posibilitatea de a depune online Notificari ale Operatorilor de Date Personale precum si de visualizarea online a Registrului Notificarilor
– integrarea cu sisteme de securitate si protectie a datelor de nivel maxim (Oracle Applications)
– verificarea semnaturii digitale este o functionalitate de asemenea integrata in aplicatie

Perspective
Studiile efectuate arată că in 2005 aproximativ 30% dintre companiile din Uniunea Europeană aveau implementată o soluţie de management al documentelor, în timp ce doar 10% din companiile româneşti aveau adoptată o astfel de soluţie. Piaţa românească de document management a crescut considerabil în ultimii ani, de la 3,5 milioane de dolari în 2002, la 4,5 milioane de dolari în 2003, la 6,5 milioane de dolari în 2004, si respective la două miliarde de dolari în 2006, înregistrându-se o dublare a ratei de creştere de la an la an. Conform estimărilor, se aşteaptă ca nivelul investiţiilor la nivel european să crească în următorii cinci ani.

Toate aceste previziuni optimiste ne îndeamnă să credem că piaţa românească de soluţii de management al documentelor şi conţinutului va cunoaşte o evoluţie asemănătoare.

Recent adoptata lege 135/2007 este un prim pas in stimularea cresterii acestei piete. Asteptam cu totii normele de aplicare precum si referintele si/sau standardele adoptate.

Cu toate că la nivelul organizaţiilor mari, cu volum ridicat de circulaţie a documentelor, este de aşteptat ca achiziţiile să fie importante, la nivelul IMM-urilor creşterea volumului acestor achiziţii va fi destul de redusă. Motivaţiile sunt date de indisponibilitatea resurselor – financiare, umane şi de timp – dar şi de reticenţa la schimbare.

Conform analiştilor şi specialiştilor din piaţă, companiile care vor avea cele mai mari beneficii din adoptarea unei soluţii de management al documentelor sunt cele din domeniile financiar-bancar, utilităţi, telecom, producţie şi distribuţie. În domeniul public, administraţia centrală şi locală reprezintă unul din principalii beneficiari ai soluţiilor de acest tip.

Anexa A Cadrul legislativ din Italia in ceea ce priveste activitatile de Registratura Electronica si Flux de Documente realizate in Administratia Publica

Decret din 31 Mai 2005
Cu privire la utilizarea aplicatiilor informatice si a serviciilor conexe
Decret din 7 Mai 2005, n. 82
Codul administratiei digitale.(GU 16 mai 2005 n. 112 – S.o: n. 93)
Decret al Presedintelui Republicii cu privire la Posta Electronica Certificata (PEC) din 11 Februarie 2005, n. 68
Regulament si dispozitii pentru utilizarea postei electronice certificate
Deliberare CNIPA din 19 Februarie 2004, n. 11
Reguli tehnice cu privire la reproducerea si conservarea documentelor de pe suport optic si garantia de conformitate cu originalul
Decretul Presedintelui Consiliului de Ministri din 13 Ianuarie 2004
Reguli tehnice pentru formarea, transmiterea, conservarea, duplicarea, reproducerea si validarea, documentelor informatice
(G.U. n. 98 din 27 Aprilie 2004)
Directiva din 18 Decembrie 2003
Linii directoare in materie de Digitizare a Administratiei in anul 2004
GU n. 28 din 4-2-2004)
Directiva Ministerului Pentru Inovatii Tehnologice din 27 Noiembrie 2003
Utilizarea postei electronice in Administratie.
(GU n. 8 din 12-1-2004)
Decretul Presedintelui Republicii 7 Aprilie 2003, n.137
Regolament si dispozitii de coordonare in materie de semnatura electronica pe baza articolului 13 din decretul din 23 Ianuarie 2002, n. 10
Directiva Ministerului Pentru Inovatii Tehnologice , 9 Decembrie 2002
Trasparenta in Administratii si utilizarea sistemelor de gestiune electronica a fluxului de documente
Circulara CNIPA din 21 Iunie 2001, n. 31
Art. 7, aliniat 6, decretul din 31 Octombrie 2000, cu privire la “Reguli tehnice pentru Registratura electronica” – cerinte minime de securitate
Deliberare CNIPA din 23 Noiembrie 2000, n. 51
Reguli tehnice cu privire la conservarea documentelor informatice
Decretul Presedintelui Consiliului de Ministri din 31 Octombrie 2000
Reguli tehnice pentru registratura electronica
Directiva Presedintelui Consiliului de Ministri, 28 Octombrie 1999
Gestiunea informatica a fluxului de documente in Administratie
Lege din 15 Martie 1997, n. 59
Conferirea de functii si sarcini regiunilor si entitatilor locale, pentru reforma in administratia publica si simplificare administrativa
Lege din 7 August 1990, n. 241
Noi norme in materie de fluxuri administrative si dreptul de acces la documentele administratiei

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: